Ответ недели: Порядок компенсации расходов на ГСМ

Организация на ОСНО. Сотрудник организации в служебных целях использует личный автомобиль. Какие документы, договоры оформить для признания в расходах затраты на ГСМ?

 

Сообщаю Вам следующее:

Размер и порядок выплаты компенсации установите трудовым договором или отдельным соглашением. Кроме того, вам понадобятся копия свидетельства регистрации ТС и документы, подтверждающие расходы на ГСМ

Для налога на прибыль можно учесть лишь ограниченную сумму компенсации за легковой автомобиль (Постановление Правительства от 08.02.2002 N 92):

  • 1 200 руб. в месяц, если двигатель 2 000 куб. см и меньше;
  • 1 500 руб. в месяц, если двигатель больше 2 000 куб. см.

Стоимость ГСМ уже заложена в нормативы компенсации. Сумму, возмещаемую сверх этого, в налоговые расходы включить нельзя (Письмо Минфина от 23.03.2018 N 03-03-06/1/18366).

Чтобы учесть в расходах больше, вместо соглашения о компенсации заключите с работником договор аренды автомобиля.

 

 

Документы КонсультантПлюс для ознакомления:

 

Документ 1

Как оформить использование личного автомобиля в служебных целях и получить компенсацию?

Оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях можно на основании договора аренды либо без заключения такового. Если договор аренды не заключается, работнику выплачивается компенсация, размер которой определяется соглашением сторон.

 

  1. Организация использует личный автомобиль работника без заключения с ним договора аренды

При использовании работником личного автомобиля в интересах работодателя и с его согласия или ведома работнику выплачивается компенсация и возмещаются соответствующие расходы, размер которых определяется письменным соглашением между работником и работодателем (дополнительным соглашением к трудовому договору) (ст. 188 ТК РФ).

Размер компенсации самостоятельно определяется договаривающимися сторонами. Однако зачастую работодатель (принимая во внимание свои интересы при налогообложении прибыли) предлагает ежемесячную компенсацию в следующем размере (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92):

  • для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см — 1 200 руб.;
  • для легковых автомобилей с объемом двигателя более 2 000 куб. см — 1 500 руб.

Для оформления выплаты компенсации работнику необходимо согласовать использование личного автотранспорта в служебных целях с руководством организации и написать соответствующее заявление с приложением необходимых документов (Письмо МНС России от 02.06.2004 N 04-2-06/419@).

Федеральным государственным гражданским служащим, служебная деятельность которых связана с постоянными служебными поездками в соответствии с их должностными обязанностями, ежемесячная компенсация за использование ими личного транспорта в служебных целях выплачивается в размере, не превышающем (п. п. 1, 4 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 N 563):

  • для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см — 2 400 руб.
  • для легковых автомобилей с объемом двигателя более 2 000 куб. см — 3 000 руб.

Для получения компенсации и возмещения расходов служащий подает заявление с указанием сведений, для исполнения каких его должностных обязанностей и с какой периодичностью используется им личный транспорт. К заявлению прилагается копия свидетельства о регистрации транспортного средства (с предъявлением оригинала). При этом возмещение расходов на приобретение ГСМ производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.) (п. п. 2, 5 Правил).

 

  1. Организация использует личный автомобиль работника на основании договора аренды

Аренда личного автомобиля работника может быть двух видов: с экипажем и без экипажа. В первом случае предполагается, что арендованным автомобилем будет управлять и производить его техническое обслуживание сам работник, во втором указанные обязанности возлагаются на других уполномоченных лиц (ст. ст. 632, 642 ГК РФ).

В данном случае будет заключен договор аренды автомобиля, в котором будут отражены все особенности правоотношений сторон (в частности, стоимость аренды и услуг по управлению автомобилем).

Как правило, если иное не предусмотрено договором, арендатор несет расходы, возникающие в связи с эксплуатацией арендованного автомобиля, а в случае аренды без экипажа также расходы на его содержание и страхование, включая страхование своей ответственности (ст. ст. 636, 646 ГК РФ).

При этом в полисе ОСАГО необходимо учесть количество лиц, которые будут допущены к управлению автомобилем (если предполагается, что помимо собственника автомобиля им будет управлять иное лицо) (п. 2 ст. 15 Закона от 25.04.2002 N 40-ФЗ).

Расходы, связанные с эксплуатацией арендованного автомобиля, оплачиваются владельцу при условии их указания в договоре аренды автомобиля и документального подтверждения (чеками, квитанциями, счетами-фактурами и т.п.) (Апелляционные определения Московского городского суда от 12.04.2018 по делу N 33-12103/2018, от 10.04.2017 по делу N 33-9639/2017).

 

Обратите внимание! С доходов работника в виде арендной платы организация удержит НДФЛ. Суммы компенсационных выплат не облагаются НДФЛ при наличии подтверждающих документов (ст. 188 ТК РФ; п. 1 ст. 217, п. 1 ст. 224, п. 1 ст. 225, п. 1 ст. 226 НК РФ; ч. 2, 3 ст. 2 Закона от 23.11.2020 N 372-ФЗ).

 

См. также: Как облагаются НДФЛ доходы от сдачи жилья (квартиры) внаем (в аренду)?

 

Ситуация: Как оформить использование личного автомобиля в служебных целях и получить компенсацию? («Электронный журнал «Азбука права», 2021) {КонсультантПлюс}

Документ 2

Как учесть компенсацию за использование личного автомобиля

Размер и порядок выплаты компенсации установите трудовым договором или отдельным соглашением. Кроме того, вам понадобятся копия свидетельства регистрации ТС и документы, подтверждающие расходы на ГСМ (Письмо ФНС от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@).

НДФЛ и взносами не облагайте всю сумму компенсации и расходов на ГСМ (Письмо Минфина от 06.12.2019 N 03-04-06/94977).

А вот для налога на прибыль можно учесть лишь ограниченную сумму компенсации за легковой автомобиль (Постановление Правительства от 08.02.2002 N 92):

  • 1 200 руб. в месяц, если двигатель 2 000 куб. см и меньше;
  • 1 500 руб. в месяц, если двигатель больше 2 000 куб. см.

Стоимость ГСМ уже заложена в нормативы компенсации. Сумму, возмещаемую сверх этого, в налоговые расходы включить нельзя (Письмо Минфина от 23.03.2018 N 03-03-06/1/18366).

Чтобы учесть в расходах больше, вместо соглашения о компенсации заключите с работником договор аренды автомобиля.

Компенсацию начисляйте проводкой Д 26 (20, 44) — К 73.

 

Образец допсоглашения к трудовому договору об использовании работником личного автомобиля в служебных целях

 

См. также:

Как учесть компенсацию за разъездной характер работы

 

Типовая ситуация: Как учесть компенсацию за использование личного автомобиля (Издательство «Главная книга», 2021) {КонсультантПлюс}

 

Документ 3

 

Вопрос: Об учете расходов на компенсацию работнику за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля в целях налога на прибыль.

 

Ответ:

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

ПИСЬМО

от 5 апреля 2021 г. N 03-03-06/3/24885

 

Департамент налоговой политики рассмотрел обращение и сообщает следующее.

В целях главы 25 «Налог на прибыль организаций» Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ) налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ).

При этом в целях налогообложения прибыли организаций расходами признаются экономически оправданные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (пункт 1 статьи 252 НК РФ).

На основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации.

Нормы расходов организаций на выплату компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей работников установлены Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».

Таким образом, налогоплательщик учитывает в расходах для целей исчисления налоговой базы по налогу на прибыль организаций компенсацию работнику за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации, а также при условии соблюдения критериев статьи 252 НК РФ.

При этом в размерах вышеуказанных компенсаций, установленных законодательством Российской Федерацией, учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт).

 

Заместитель директора Департамента

А.А.СМИРНОВ

05.04.2021

 

Вопрос: Об учете расходов на компенсацию работнику за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля в целях налога на прибыль. (Письмо Минфина России от 05.04.2021 N 03-03-06/3/24885) {КонсультантПлюс}

 

 

 

 

Ответ подготовил эксперт Регионального информационного центра

сети КонсультантПлюс ООО «ТелекомПлюс»

 Камышанская Елена Андреевна

Ответ актуален на 14.07.2021 г.

Ответ недели: Порядок компенсации расходов на ГСМ

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *