Ответ недели: Предоставление копий заверенных документов бывшему работнику

Работник уволился в 2020 году. В 2021 году от бывшего работника поступило обращение гражданина о предоставлении заверенных копий распоряжений об отпуске, командировке, отпуске без сохранения заработной; периодов нетрудоспособности и других документов — обязан ли работодатель предоставить копии заверенных документов бывшему работнику?

 

Сообщаю Вам следующее:

Да, работодатель по письменному заявлению уволенного работника обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения такого заявления выдать работнику запрашиваемые копии документов  (ст. 62 ТК РФ).

Документы КонсультантПлюс для ознакомления:

Документ 1

Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется); справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.


ст. 62, «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 28.06.2021) {КонсультантПлюс}

Документ 2

Согласно правилам выдачи документов должны быть соблюдены следующие условия (ст. 62 ТК РФ):

— наличие заявления от работника;

— работник работает или работал в организации по трудовому договору;

— документы содержат информацию о трудовой деятельности работника;

— документы не содержат данных о других работниках организации;

— документы оформлены и заверены надлежащим образом;

— документы выданы безвозмездно;

— документы выданы в установленные законодательством сроки;

— выдача документов подтверждена документально.

Эти правила распространяются только на сотрудников, работающих (работавших) по трудовому договору. На сотрудников, работающих (работавших) по гражданско-правовому договору, эти правила не распространяются в связи с тем, что отношения между сторонами регулируются не Трудовым кодексом РФ, а нормами гражданского законодательства (ст. 11, ч. 2 ст. 15 ТК РФ). К документам-исключениям относятся: гражданско-правовой договор, акт выполненных работ и справка 2-НДФЛ (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Законодательство не ограничивает работника количеством обращений за документами. За одним и тем же документом работник может обращаться несколько раз.

Запрашиваемые документы могут быть переданы работнику лично или по почте (при согласии работника).

 

Требования к срокам

Если с заявлением обратился работающий сотрудник или бывший сотрудник, то выдать документы необходимо в течение трех рабочих дней с даты получения заявления.

Если работник обратился с заявлением в день увольнения, то выдать документы необходимо в день увольнения.

Требования к заявлению

Заявление может быть написано собственноручно, на компьютере или заполнен трафаретный бланк.

Заявление должно быть подписано работником:

— собственноручно при оформлении заявления в бумажном виде;

— электронной цифровой подписью в случае отправки заявления по электронной почте.

В заявлении должны быть указаны (п. 5.10 Правил 2015 года):

— фамилия, имя, отчество заявителя;

— форма получения документа (копия, выписка, справка);

— наименование документа (копия приказа о приеме на работу, копия трудовой книжки, выписка из штатного расписания и др., справка о работе);

— сведения, интересующие заявителя, и хронологические рамки запрашиваемой информации;

— количество экземпляров;

— форма передачи документов работнику (лично, по почте). В случае отправления по почте должен быть указан почтовый адрес, по которому будет дан ответ;

— личная подпись заявителя;

— дата.

Причина необходимости получения документов в заявлении не указывается. Работнику могут понадобиться документы для предъявления в пенсионный фонд, суд, посольство, банк и другие организации.

Чаще всего работники просят выдать:

— справки о периодах работы в данной организации, о трудовом стаже, о времени отпуска;

копии приказов о приеме, переводе, увольнении, трудовой книжки;

— выписки из приказов, из трудовой книжки, из локального акта и т.д.

 

Способы выдачи требуемого документа

Документы, запрошенные работником (справки, копии и выписки), направляются заявителю одним из указанных ниже способов (п. 8.2.4 Основных правил работы архивов организаций 2002 года):

— по почте с сопроводительным письмом, подписанным руководителем организации;

— под расписку на руки заявителям при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

— родственникам или доверенным лицам заявителей при предъявлении нотариально заверенной доверенности, оформленной в соответствии с законодательством.

 

Порядок выдачи документов

Факт выдачи работнику требуемого документа фиксируется в журнале выдачи справок (копий документов, выписок) если организация ведет такой журнал.

В противном случае заявитель расписывается на втором экземпляре получаемого документа (справки, копии, выписке), который остается в организации.

Если документ получает бывший работник, необходимо, чтобы он указал данные документа, удостоверяющего его личность (паспортные данные) (абз. 2 п. 8.2.4 Основных правил работы архивов организаций 2002 года).

 

Экземпляр справки получил _____________ ______________ _____________________

(дата)       (подпись)     (И.О. Фамилия)

Паспорт, _______________________, выданный ________________________________,

(серия, номер паспорта)                  (кем выдан паспорт)

_____________________.

(когда выдан паспорт)

…Учет выданных документов

Для учета выданных документов (справок, копий, выписок) организация может вести журнал регистрации выданных копий, выписок, справок.

При разработке формы журнала можно ориентироваться на Приложение N 44 к п. 8.6 Основных правил работы архивов организаций 2002 года.


«Справочник кадровика от А до Я» (Погорельская М.Л., Аминов В.Л.) («АйСи Групп», 2019) {КонсультантПлюс}

Документ 3

Вопрос: Обязан ли работодатель выдать уволенному работнику не позднее трех рабочих дней запрашиваемые документы в соответствии со ст. 62 ТК РФ?

Ответ: Да, работодатель по письменному заявлению уволенного работника обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения такого заявления выдать работнику запрашиваемые копии документов.

Обоснование: По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с Трудовым кодексом РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется); справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и представляться работнику безвозмездно (ч. 1 ст. 62 ТК РФ).

В настоящее время существует ошибочное мнение о том, что, поскольку работник уволился и не является, по сути, работником, работодатель не должен выполнять требования ч. 1 ст. 62 ТК РФ в установленные сроки.

Вместе с тем в перечне документов, приведенных указанной нормой, присутствует приказ об увольнении, что говорит об обязанности работодателя выдать уволенному работнику запрашиваемые документы не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления.

Позицию о том, что правом получения копий документов, связанных с работой, по письменному заявлению также обладают и бывшие работники, поддерживают суды (см., например, Решение Верховного суда Республики Калмыкия от 02.10.2017 N 7-93/2017, Постановление Верховного суда Республики Татарстан от 17.10.2017 N 4а-1545/2017 и др.).


{Вопрос: Обязан ли работодатель выдать уволенному работнику не позднее трех рабочих дней запрашиваемые документы в соответствии со ст. 62 ТК РФ? (Консультация эксперта, Минтруд России, 2020) {КонсультантПлюс}}

Документ 4

Вопрос: Бывший работник по почте письменно запросил копии документов, связанных с работой. Но в связи с большим объемом работ могут возникнуть трудности с поиском и подготовкой данных копий. Можно ли продлить трехдневный срок подготовки на более поздний? Как поступить работодателю, в случае если работник не явится за запрашиваемыми копиями документов в офис работодателя?

Ответ: Работодатель обязан выдать бывшему работнику по его письменному заявлению копии документов, связанных с работой, в течение трех рабочих дней со дня получения этого заявления по почте. Статья 62 Трудового кодекса РФ не предусматривает возможности продления срока представления документа в случае возникновения сложностей при его поиске или подготовке. В случаях, когда есть основания полагать, что работник не явится за подготовленными документами, работодателю целесообразно направить работнику уведомление о необходимости прибыть за указанными документами либо дать письменное согласие на отправление их по почте.

Подробнее в материале:


{Вопрос: …Бывший работник по почте письменно запросил копии документов, связанных с работой. Но в связи с большим объемом работ могут возникнуть трудности с поиском и подготовкой копий. Можно ли продлить трехдневный срок подготовки? Как поступить работодателю, если работник не явится за запрашиваемыми копиями документов в офис работодателя? (Консультация эксперта, 2013) {КонсультантПлюс}}

См. также:


{Вопрос: Можно не выдавать работнику запрошенную им копию приказа об отпуске, поскольку там есть сведения еще о нескольких сотрудниках? («Главная книга», 2019, N 8) {КонсультантПлюс}}


{Вопрос: Может ли работник попросить выдать ему на руки приказ об отпуске без сохранения заработной платы? («Сайт «Онлайнинспекция.РФ», 2020) {КонсультантПлюс}}

 

 

 

Ответ подготовил эксперт Регионального информационного центра

сети КонсультантПлюс ООО «ТелекомПлюс»

 Гадисламова Ирина Мидхатовна

Ответ актуален на 06.07.2021 г.

Ответ недели: Предоставление копий заверенных документов бывшему работнику

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *