Ответ недели: Возмещение расходов работнику

Работник предоставил авансовый отчет, расходы оплатил банковской картой. Можно ли возместить расходы наличными из кассы?

 

Сообщаю Вам следующее:

Если работник потратил свои деньги для служебных целей, он имеет право на компенсацию своих расходов (ст. 164 ТК РФ).

Подотчетному лицу необходимо написать заявление о возмещении расходов на имя руководителя (другого уполномоченного лица) с приложением документов, подтверждающих понесенные затраты. Если деньги работнику не выдавались, составлять авансовый отчет не нужно (при условии, что иной порядок не установлен в организации или у ИП).

Если в организации локальным актом установлен порядок сдачи авансового отчета при приобретении товаров (работ, услуг) работниками за свои деньги, то перерасход по авансовому отчету можно возместить и из кассы, и безналично.

Расчет наличными деньгами по авансовому отчету, по которому образовался перерасход, оформите расходным кассовым ордером (РКО) (п. 6 Указания N 3210-У, Указания по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» (Форма N АО-1)).

В строке «Основание» РКО укажите: «Перерасход по авансовому отчету от ________ N ____». На основании РКО внесите запись в кассовую книгу (пп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У).

Возместить подотчетнику сумму перерасхода по авансовому отчету можно в безналичном порядке, перечислив деньги на его банковский счет. В платежном поручении в строке «Назначение платежа» укажите, например: «Возмещение перерасхода по авансовому отчету от ________ N ____».

 

 

Документы КонсультантПлюс для ознакомления:


Готовое решение: Порядок заполнения и представления авансового отчета (КонсультантПлюс, 2021) {КонсультантПлюс}


Готовое решение: В каком порядке бухгалтеру принять авансовый отчет у работника (КонсультантПлюс, 2021) {КонсультантПлюс}


Готовое решение: На какие цели можно расходовать наличные деньги из кассы (КонсультантПлюс, 2021) {КонсультантПлюс}

 

 

 

 

Пример заявления работника о возмещении расходов

Выдать требуемое

Жуков И.Ю. 01.02.2021

Генеральному директору

ООО «СтройПортГрупп»

Жукову И.Ю.

от менеджера отдела продаж

Малинина О.А.

 

Заявление

о возмещении расходов на оплату переговоров

со служебного мобильного телефона

 

В период с 11.01.2021 по 29.01.2021 в связи с ведением переговоров о заключении договоров с заказчиками мною был допущен перерасход установленного в организации лимита расходов на мобильную связь.

Сумма превышения лимита составила 500 (пятьсот) руб., что подтверждается детализированным счетом за услуги сотовой связи от 29.01.2021.

На основании вышеизложенного прошу возместить расходы на переговоры по мобильному телефону в служебных целях в сумме 500 (пятьсот) руб. путем перевода на мою зарплатную банковскую карту.

 

Приложение:

Копия детализированного счета за услуги сотовой связи от 29.01.2021.

 

01.02.2021

 

Малинин /Малинин О.А./


Готовое решение: Порядок заполнения и представления авансового отчета (КонсультантПлюс, 2021) {КонсультантПлюс}

 

 

5.2. Как оформить расчет с подотчетным лицом при возмещении перерасхода по авансовому отчету

Расчет наличными деньгами по авансовому отчету, по которому образовался перерасход, оформите расходным кассовым ордером (РКО) (п. 6 Указания N 3210-У, Указания по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» (Форма N АО-1)).

В строке «Основание» РКО укажите: «Перерасход по авансовому отчету от ________ N ____». На основании РКО внесите запись в кассовую книгу (пп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У).

Возместить подотчетнику сумму перерасхода по авансовому отчету можно в безналичном порядке, перечислив деньги на его банковский счет. В платежном поручении в строке «Назначение платежа» укажите, например: «Возмещение перерасхода по авансовому отчету от ________ N ____».

Факт возмещения перерасхода отразите в авансовом отчете, указав в нем сумму выплаты, номер и дату РКО (платежного поручения). Такую запись может заверить как кассир, выдавший наличные деньги, так и бухгалтер, ответственный за оформление авансового отчета.


Готовое решение: В каком порядке бухгалтеру принять авансовый отчет у работника (КонсультантПлюс, 2021) {КонсультантПлюс}

  1. На какие цели можно использовать наличные денежные средства из выручки

Выручку, поступившую наличными в кассу организации от продажи товаров, выполнения работ, оказания услуг, можно использовать только на следующие цели (п. 1 Указания N 5348-У):

  • выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы.

Можно выдать из выручки зарплату, в том числе: премии, доплаты за сверхурочную работу, оплату простоя и другие подобные выплаты, а также отпускные.

Нельзя выдать из выручки алименты. Ведь для получателя эта выплата не будет зарплатой;

  • выплаты социального характера (как работникам, так и иным лицам).

Обратите внимание, что Указание N 5348-У не содержит определения выплат социального характера. Поэтому к таким выплатам можно отнести любые выплаты, имеющие социальную направленность (например, пособия по обязательному социальному страхованию, материальную помощь, предоставленную при рождении ребенка или на погребение);

  • оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг.

Имейте в виду, что нельзя оплатить работнику компенсацию за использование личного имущества в интересах организации. Дело в том, что эта выплата предусмотрена трудовым, а не гражданско-правовым законодательством и не может быть признана оплатой услуг;

  • выдачу работникам под отчет;
  • возврат за оплаченные наличными возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги.


Готовое решение: На какие цели можно расходовать наличные деньги из кассы (КонсультантПлюс, 2021) {КонсультантПлюс}

  1. Как возместить перерасход по авансовому отчету

Если из утвержденного авансового отчета следует, что работник потратил больше, чем получил в качестве аванса, то ему нужно возместить перерасход по авансовому отчету.

 

5.1. В какой срок возместить подотчетному лицу перерасход по авансовому отчету

Окончательный расчет по авансовому отчету, по которому образовался перерасход, нужно провести после утверждения отчета в срок, установленный руководителем (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У). Такой срок закрепляют внутренними документами (например, отдельным приказом, положением о выдаче денег под отчет или инструкцией (приказом) по порядку расчетов с подотчетными лицами).

 

5.2. Как оформить расчет с подотчетным лицом при возмещении перерасхода по авансовому отчету

Расчет наличными деньгами по авансовому отчету, по которому образовался перерасход, оформите расходным кассовым ордером (РКО) (п. 6 Указания N 3210-У, Указания по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» (Форма N АО-1)).

В строке «Основание» РКО укажите: «Перерасход по авансовому отчету от ________ N ____». На основании РКО внесите запись в кассовую книгу (пп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У).

Возместить подотчетнику сумму перерасхода по авансовому отчету можно в безналичном порядке, перечислив деньги на его банковский счет. В платежном поручении в строке «Назначение платежа» укажите, например: «Возмещение перерасхода по авансовому отчету от ________ N ____».

Факт возмещения перерасхода отразите в авансовом отчете, указав в нем сумму выплаты, номер и дату РКО (платежного поручения). Такую запись может заверить как кассир, выдавший наличные деньги, так и бухгалтер, ответственный за оформление авансового отчета.

 


Готовое решение: В каком порядке бухгалтеру принять авансовый отчет у работника (КонсультантПлюс, 2021) {КонсультантПлюс}

 

 

Ответ подготовил эксперт Регионального информационного центра

сети КонсультантПлюс ООО «ТелекомПлюс»

Лоза Елена Владиславовна

Ответ актуален на 30.06.2021 г.

Ответ недели: Возмещение расходов работнику

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *