Ответ недели: ведем Книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств

Муниципальное бюджетное учреждение «Централизованная библиотечная система» имеет филиалы. При оказании платных услуг заведующие филиалов (ответственные лица за прием наличности) клиенту выписывают квитанции формы 0504510. Затем сдают денежные средства ответственному лицу, который вносит их в банк на дебетовую карту. Кто должен вести «Книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств» формы по ОКУД 0310005, заведующие филиалов или ответственное лицо, который принимает у них выручку и сдает денежные средства в банк?

 

Сообщаю Вам следующее:

На основании приведенной ниже информации можно сделать вывод, что Книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств, должен вести работник, выполняющий функции старшего кассира, в вашей ситуации ответственное лицо, который принимает выручку и сдает денежные средства в банк.

 

При наличии в обособленном подразделении нескольких кассиров, которые ведут кассовые операции, один из них выполняет функции старшего кассира (п. 4 Указания N 3210-У).

Старший кассир отражает в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. 0310005) факты передачи наличных денег между ним и кассирами в течение рабочего дня в момент передачи денег. Такие записи нужно подтверждать подписями старшего кассира и кассира (пп. 4.5 п. 4 Указания N 3210-У, разд. 1 Перечня первичных учетных документов). Готовое решение: Как вести кассовые операции в обособленном подразделении учреждения (КонсультантПлюс, 2020) {КонсультантПлюс}

Если кассиров несколько, бухгалтер выдает разменные деньги одному из кассиров — старшему. Тот раздает их кассирам-операционистам, а по окончании смены собирает обратно вместе с выручкой. Передачу денег между старшим кассиром и остальными фиксируют в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. 0310005) (п. 4.5 п. 4 Указания N 3210-У). {Типовая ситуация: Какие документы оформлять при применении онлайн-кассы (для бюджетной организации) (Издательство «Главная книга», 2020) {КонсультантПлюс}}

Как вести книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств

В книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (далее — книга) отражают операции, связанные с передачей наличных денег между старшим кассиром и кассиром в течение рабочего дня. Форма книги N КО-5 является унифицированной и обязательна к применению для отражения расчетов между старшим кассиром и другими кассирами организации, проводящими кассовые операции. Книгу можно вести на бумажном носителе или в электронном виде.

Данную книгу по форме N КО-5 также можно применять для учета операций по выдаче разменных денег кассиру-операционисту (например, в организации розничной торговли) и получению от него выручки за смену, если деньги передаются через уполномоченное лицо (раздатчика).

На каждого кассира, который получает денежные средства от старшего кассира или сдает ему полученные за смену деньги, заведите отдельную книгу на один календарный год (или иной период).

На обложке и титуле книги укажите:

  • наименование организации;
  • структурное подразделение, для которого оформляете книгу (при его отсутствии — проставьте прочерк);
  • код по ОКПО, присвоенный организации органом государственной статистики;
  • год (или иной период), на который оформляете книгу;
  • Ф.И.О. кассира — получателя денежных средств от старшего кассира.

В книгу записывают каждый факт передачи денег между старшим кассиром и кассиром.

Если кассир передает старшему кассиру документы, на основании которых он выплатил деньги работникам организации или иным лицам, в книге указывают общую сумму выплат по этим документам.

Деньги, полученные кассиром в течение дня по приходным операциям, также указывают общей суммой.

Записи в книгу вносят в момент передачи денег и (или) оплаченных документов. Запись о полученной сумме денег кассир или старший кассир (в зависимости от того, кому переданы наличные деньги) подтверждает своей подписью (пп. 4.5 п. 4 Указания N 3210-У).

Во всех незаполненных графах проставляют прочерки.

Операции в книге отражают следующим образом.

 

Номер графы Наименование графы Порядок заполнения
1 Дата Указывают дату совершения операций
2 Остаток наличных денег у кассира на начало дня, руб. коп. В данную графу переносят сумму, которая указана в графе 10 за предыдущий рабочий день
3 Выдано кассиру (сумма цифрами и прописью), руб. коп. Указывают цифрами сумму денег, выданных кассиру старшим кассиром. Сумму прописью пишут в скобках
4 Деньги получены. Подпись кассира Кассир подтверждает своей подписью получение от старшего кассира суммы денег, указанной в графе 3
5 Получено за день по приходным операциям, руб. коп. Указывают сумму денег, которую кассир получил в течение рабочего дня по ПКО
6 Сдано кассиром старшему кассиру наличными деньгами, руб. коп. Указывают сумму наличных денег (цифрами), которую кассир передает старшему кассиру
7 Сдано кассиром старшему кассиру оплаченными документами, руб. коп. Указывают сумму денег по расходным документам (цифрами), на основании которых кассир выплатил деньги. Например, сумму выплаченной по платежной ведомости заработной платы работникам или сумму, выданную работнику под отчет по РКО
8 Сдано кассиром старшему кассиру всего (сумма цифрами и прописью), руб. коп. Указывают цифрами сумму граф 6 и 7. Сумму прописью пишут в скобках
9 Деньги и оплаченные документы получены. Подпись старшего кассира Старший кассир подтверждает своей подписью получение суммы, указанной в графе 8
10 Остаток наличных денег на конец дня, руб. коп. Указывают сумму, которую определяют расчетным путем: графа 10 = графа 2 + графа 3 + графа 5 — графа 8.

Полученный результат должен равняться сумме величин:

— фактического остатка наличных денег в кассе;

— фактически выплаченной сумме по платежной или расчетно-платежной ведомости, не переданной на конец дня старшему кассиру.

Поскольку старший кассир на конец рабочего дня должен сверить фактическую сумму наличных денег в кассе с данными кассовых документов, суммой остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге, то, по нашему мнению, в организации целесообразно установить, что на конец дня все наличные деньги (за исключением денег на выплату заработной платы и т.п.) и все кассовые документы должны сдаваться старшему кассиру. В таком случае показатель графы 10 может отличаться от нуля только в дни выплаты заработной платы, стипендий и иных аналогичных выплат

 

Если в книге, которую оформляют на бумажном носителе, допущена ошибка, ее можно исправить, указав дату исправления, фамилии и инициалы кассира и старшего кассира. Оба кассира должны заверить исправление своими подписями (пп. 4.7 п. 4 Указания N 3210-У).

Если же ошибка допущена в книге, которую ведут в электронном виде, и ошибочная запись заверена электронной подписью, то внести исправление в книгу нельзя (пп. 4.7 п. 4 Указания N 3210-У).

 

Пример заполнения книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств

Старший кассир Филатова выдает наличные деньги кассиру Сидоровой.

12 марта 2020 г.

Филатова выдала Сидоровой РКО на 15 000 руб., оформленные на подотчетных лиц, и такую же сумму наличных денег для выдачи их работникам под отчет.

В течение дня Сидорова:

  • получила по ПКО 95 000 руб. в качестве возврата займа;
  • выдала под отчет 15 000 руб.

В конце рабочего дня Сидорова сдала Филатовой:

  • наличные деньги в сумме 95 000 руб. и ПКО на эту сумму;
  • РКО на 15 000 руб., подписанные подотчетными лицами.

13 марта 2020 г.

Филатова выдала Сидоровой платежную ведомость на 160 000 руб. и такую же сумму наличных денег на выплату заработной платы работникам.

В течение дня Сидорова выплатила по платежной ведомости 160 000 руб.

В конце рабочего дня Сидорова сдала Филатовой оплаченную платежную ведомость.

Старший кассир Филатова внесла в книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств следующие записи:

По данному образцу печатать все четные страницы книги по форме N КО-5

 

Дата Остаток наличных денег у кассира на начало дня, руб. коп. Выдано кассиру (сумма цифрами и прописью), руб. коп. Деньги получены. Подпись кассира Получено за день по приходным операциям, руб. коп.
1 2 3 4 5
12.03.2020 15 000-00 (Пятнадцать тысяч руб. 00 коп.) Сидорова 95 000-00
13.03.2020 160 000-00 (Сто шестьдесят тысяч руб. 00 коп.) Сидорова

 

По данному образцу печатать все нечетные страницы книги по форме N КО-5

 

Сдано кассиром старшему кассиру, руб. коп. Деньги и оплаченные документы получены. Подпись старшего кассира Остаток наличных денег на конец дня, руб. коп.
наличными деньгами оплаченными документами всего (сумма цифрами и прописью)
6 7 8 9 10
95 000-00 15 000-00 110 000-00 (Сто десять тысяч руб. 00 коп.) Филатова
160 000-00 160 000-00 (Сто шестьдесят тысяч руб. 00 коп.) Филатова

{Готовое решение: Как вести книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств (КонсультантПлюс, 2020) {КонсультантПлюс}}

Готовое решение: Как отразить операции по движению наличных денежных средств в кассе учреждения (счет 0 201 34 000) (КонсультантПлюс, 2020) {КонсультантПлюс}

 

 

Ответ подготовил эксперт

Регионального информационного центра

сети КонсультантПлюс ООО «ТелекомПлюс»

 Шаровская Ирина Егоровна

Ответ актуален на 20.10.2020 г.

Ответ недели: ведем Книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *